Políticas y Guía del usuario del edificio

Todo el equipo del Centro de Convenciones de Miami Beach está deseando trabajar con usted para lograr que su evento sea todo un éxito. Hemos creado esta Guía del usuario para ofrecerle una visión general de nuestras instalaciones y para responder a la mayoría de sus preguntas.

Servicios audiovisuales

El Centro de Convenciones de Miami Beach puede ofrecer una gama completa de servicios audiovisuales, refuerzo de sonido, proyección de diapositivas y vídeo, producción de vídeo, computadoras, computador/interfaz de proyección, etc., a través del contratista de A/V de la casa, Prestige.

Globos/Dirigibles

El MBCC tiene una política de globos o dirigibles que prohíbe el uso de globos de helio o dirigibles, tanto en exhibiciones, exposiciones o áreas de acceso público en general.

Los globos no pueden soltarse en la calle debido a las regulaciones aeroportuarias de la zona, además de por motivos medioambientales.

Se pueden utilizar pequeños globos llenos de aire para decoración o regalo. La dirección del evento o feria y un Administrador de servicios de la convención del MBCC deben aprobar el uso de globos.

Ley para estadounidenses con discapacidades (AMERICANS WITH DISABILITIES ACT, ADA)

El Centro de Convenciones de Miami Beach se esfuerza por satisfacer las necesidades de todos sus clientes en todos los eventos y cumple plenamente la ADA. Todas las zonas del MBCC son accesibles. Hay elevadores en todos los niveles y existe un número limitado de sillas de ruedas a disposición de los visitantes, sin cargo alguno, en el puesto de primeros auxilios. Si algunos de los asistentes tienen necesidades especiales, hágaselo saber al Administrador de eventos lo antes posible para que se puedan tomar las medidas de acomodación necesarias con anticipación.

Animales

No se permiten animales dentro del recinto del Centro de Convenciones de Miami Beach, excepto si forman parte de una exposición aprobada o se trata de animales de servicio para personas con problemas. Por favor, consulte con su Administrador de eventos lo antes posible para que se puedan tomar las medidas de acomodación necesarias.

Aire acondicionado

El Centro de Convenciones de Miami Beach proporciona aire acondicionado durante las horas que dure el evento o exposición. El MBCC cobra una tarifa por hall, por día, por aire acondicionado durante los días que no hay eventos. No habrá aire acondicionado en las salas de exposiciones ni en las zonas del vestíbulo en ningún momento cuando estén abiertas las puertas del área de carga y descarga o las puertas del vestíbulo.

Centro de negocios

El MBCC proporciona un Centro de Servicios de Negocios para uso de los expositores y asistentes que ofrece servicios de fotocopia, fax y estaciones de trabajo para mecanografía, además de personal de oficina con buena formación. Por favor, póngase en contacto con su EM si desea enviar paquetes u otros suministros o servicios que pudiera necesitar.

Servicio de concesión y catering

Centerplate es el contratista exclusivo del centro de todos los servicios de catering y concesión. Revise sus requisitos con su Administrador de eventos para concertar una reunión con un Representante de Centerplate.

Limpieza

El personal del MBCC se enorgullece de cuidar las instalaciones. La política del MBCC es "mantener sus salas limpias de forma permanente". En un esfuerzo por proporcionar un servicio eficiente a nuestros clientes, el MBCC será responsable de las siguientes áreas públicas dentro de las instalaciones: áreas concesionadas, baños, vestíbulos (no utilizados para registro), salas de reuniones, salones para fiestas y áreas de las aceras exteriores (sin incluir las zonas de entrada principal, retirada de residuos y de entrada y salida de materiales).

El cliente será responsable de la limpieza de evento dentro de los salones de exposiciones y fiestas incluyendo, entre otras, las plataformas de carga, los compartimentos de carga, las salas de exposiciones, los salones para fiestas utilizados para exposiciones, las áreas de registro, las zonas de trabajo administrativo y de toda la retirada de residuos.

Servicios de guardarropa y consigna

Centerplate es el proveedor exclusivo de los servicios de guardarropa y consigna. No obstante, Centerplate puede habilitar una zona para guardarropa que se adapte a las necesidades particulares de su grupo. Por favor, avise a su Administrador de eventos si necesita este tipo de servicio.

Requisitos para contratistas

Todos los contratistas que deseen prestar servicios a eventos en el Centro de Convenciones de Miami Beach están sujetos a aprobación por el Centro antes de poder comenzar cualquier trabajo in-situ. Esto se aplica a todos los contratistas que suministren cualquier tipo de servicio como pudiera ser audiovisual, eléctrico, de limpieza o de seguridad.

El Arrendatario está obligado a notificar al Administrador de eventos el nombre de los contratistas seleccionados por lo menos sesenta (60) días antes del evento con el fin de iniciar y obtener los acuerdos correspondientes.

Almacenamiento de embalajes

Todos los materiales fungibles, incluyendo, entre otros, cartones, cajas, contenedores, material de embalaje, etc., que sean necesarios para reembalajes deberán ser retirados de la sala de exposiciones. Estos materiales podrán colocarse en zonas vacantes de la exhibición, a las que no tenga acceso el público en general para el almacenamiento limitado de embalajes, siempre que se cumplan ciertos requisitos.

Comprobación de daños

Todos los daños que se produzcan durante el evento, excepto por el desgaste normal debido al uso, serán responsabilidad del Arrendatario. En un esfuerzo por preservar las instalaciones como un activo valioso para la ciudad de Miami Beach, todos los daños deberán notificarse en el momento de producirse. Siempre que sea posible, el cliente deberá ser informado de los daños que hayan tenido lugar durante el evento y se le proporcionará un presupuesto por escrito acompañado de un informe.

Drones

El uso de drones en el Centro de Convenciones de Miami Beach está sujeto a la aprobación tanto por el Centro de Convenciones de Miami Beach como por la Dirección del evento o feria. Póngase en contacto con su Administrador de eventos para conocer los detalles específicos sobre cómo obtener la aprobación.

Electricidad y fontanería

El centro no proporciona servicios eléctricos para eventos. Usted deberá contratar a un proveedor eléctrico de nuestra lista de contratistas aprobados. Por favor confirme los contratistas aprobados con el Administrador de eventos antes de su contratación.

Alquiler de equipos

Los equipos del MBCC están disponibles para su uso en las diferentes salas por orden de llegada. Los Arrendatarios que necesiten equipos adicionales no disponibles en el inventario serán responsables de todos los gastos relacionados. Recuerde que todos los equipos del centro se comparten con todos los clientes internos.

Requisitos de seguridad y contraincendios

Para garantizar la seguridad de las personas y la prevención de incendios en el MBCC, en todos los eventos, privados o públicos, se aplicarán los requisitos de seguridad contra incendios. Por favor, póngase en contacto con su Administrador de eventos si desea obtener más información.

Vigilancia contra incendios

La vigilancia contra incendios se considera necesaria como parte de las Directrices sobre Eventos Especiales del Departamento de Bomberos de Miami Beach. Es responsabilidad del MBCC y de sus clientes cumplir y hacer cumplir dichos requisitos. En un esfuerzo por proporcionar un servicio eficiente a nuestros clientes, el MBCC ha colaborado con el Departamento de Bomberos para desarrollar las directrices habituales dentro de los estándares del sector.

Primeros auxilios/paramédico

El MBCC requiere que se extremen las medidas de seguridad en las etapas de planificación de todos los eventos. Como requisito de la Guía de eventos especiales del Departamento de Bomberos, los eventos requerirán el establecimiento de una unidad BLS o un equipo de emergencia ALS cuando un evento tenga 1000 o más asistentes. El MBCC puede permitir el uso de la ubicación de un centro de primeros auxilios totalmente habilitado. Se recomienda habilitar un centro de primeros auxilios durante las horas del espectáculo, que se puede establecer en una sala de reuniones reservada por su grupo o en uno de los centros permanentes situados en el vestíbulo C o D. Es responsabilidad del MBCC y de sus clientes cumplir y hacer cumplir dichos requisitos.

Entrega de mercancías y carga y descarga por la entrada principal

Envíos de mercancías: El MBCC no puede aceptar envíos de mercancías o materiales (incluyendo correo urgente o servicios contra reembolso), anteriores a la fecha de comienzo de los trabajos de instalación. Toda carga deberá ser entregada al MBCC por el contratista de servicio oficial o portador de carga. Todos los envíos que se entreguen al MBCC durante el periodo de instalación deberán ser enviados a la atención del organizador de la feria o al contratista de servicios generales.

Carga y descarga por la entrada principal: Toda carga y descarga de mercancías de la exposición debe realizarse solamente a través de las plataformas de carga y descarga y de las puertas de descarga designadas. Las puertas de entrada acristaladas del vestíbulo principal no están disponibles para este propósito, sin embargo, hemos acordado permitir la carga y descarga por la entrada principal en casos excepcionales (debe aprobarse con antelación).

Propinas

Agradecemos su generosidad, sin embargo, es contrario a la normativa de Spectra que nuestros empleados acepten propinas u obsequios de valor significativo que provengan de un Arrendatario. Se aceptan donaciones monetarias para nuestra Fundación “How You Doin”, que ayuda a financiar las vacaciones y demás eventos de picnic veraniegos de todo el personal.

Retirada de residuos peligrosos

Los productos químicos, disolventes o soluciones considerados peligrosos no podrán ser arrojados por la alcantarilla o sistema de drenaje del Centro de Convenciones de Miami Beach.

Hoverboards

El uso de hoverboards en la propiedad pública de la Ciudad de Miami Beach está prohibido según la Ord. Sección 70-67 sobre zonas prohibidas.

Requisitos de póliza de seguro

Como consideración adicional, además de los pagos por el alquiler realizados por el Arrendatario en el presente documento, el Arrendatario deberá, a su costa, cumplir con todos los requisitos siguientes sobre la póliza de seguro del MBCC. El Arrendatario no podrá ocupar los locales hasta que haya presentado pruebas de cobertura de seguro en la Ciudad y en el MBCC.

Llaves y seguridad en las salas

El MBCC tiene la capacidad de cambiar las cerraduras de las puertas de la mayoría de las salas de reuniones. El coste por cerradura es de $60.00 y de $10.00 por llave. Las llaves perdidas se cobrarán a cincuenta ($50) dólares cada una.

Iluminación

Todas las salas de exposiciones tienen luces fluorescentes T5 de alta eficiencia con iluminación instantánea.

Se proporciona iluminación de trabajo (50% de potencia) en las salas de exposiciones para la instalación y desinstalación sin coste adicional. La iluminación completa para estos períodos se encuentra disponible a las tarifas vigentes por sala y hora.

La iluminación completa (100% de potencia) se proporciona desde dos horas antes del cierre publicado del evento sin coste adicional.

Plataforma de carga

Los Arrendatarios deberán suministrar una agenda detallada que cubra todas las actividades de mudanza de entrada y de salida, incluyendo las entregas anticipadas de carga, los materiales de los contratistas de servicios generales y las horas de acceso de los expositores. El Centro puede imponer cambios en dicho programa para mantener el buen funcionamiento del evento y de cualquier otro evento que pudiera estar celebrándose simultáneamente en las instalaciones.

Plataforma de carga sur: Cuando requiera el uso de las plataformas de carga, debe emplear la Seguridad del MBCC para hacer cumplir las reglas de estacionamiento y para controlar el tráfico de camiones. El MBCC no renuncia a sus derechos en lo referente a la operación segura de sus plataformas. El control general de las plataformas se mantendrá en todo momento en manos de la administración del edificio.

Objetos perdidos

Todos los artículos perdidos y encontrados se registrarán y guardarán en nuestra oficina de Seguridad. Intentaremos identificar al propietario y devolver todos los artículos. Para solicitar información sobre objetos perdidos, póngase en contacto con el Administrador de seguridad en el 305-673-7347.

Zona de clasificación de camiones

El MBCC no tiene instalaciones para la clasificación de camiones.

Marquesinas

El nombre del evento y las fechas se mostrarán en los tablones de anuncios electrónicos situados en la cubierta exterior en frente de cada Sala de Exposiciones del Centro de Convenciones de Miami Beach y en la marquesina electrónica en Washington Avenue y la calle 17.

Reglamento para la venta de programas y artículos de promoción

La venta de programas y artículos de promoción para actividades comerciales o públicas en las instalaciones del MBCC, estará sujeta al control del MBCC.

El número de vendedores asignados a cada evento será determinado por la Administración del MBCC en función de la asistencia prevista y el volumen de artículos ofrecidos. No se permitirán vendedores sin la aprobación previa de la Administración del MBCC.

El MBCC tendrá derecho al treinta por ciento (30%) de los ingresos brutos sobre la base de los ingresos brutos totales de ventas de artículos de promoción incluyendo el impuesto de ventas. No habrá excepciones a las reglas anteriores sin el consentimiento del Administrador general del MBCC.

Estacionamiento

Habrá estacionamiento disponible para todos los vehículos en las ubicaciones para estacionamiento ubicadas entre las calles 17th y 18th, a una manzana del MBCC. El precio del aparcamiento es actualmente de $15.00 por día sujeto a disponibilidad de espacio. Podrá disponer de servicio de valet parking. La ubicación del valet parking será determinada con la ayuda de su Administrador de eventos. Por favor, revise el historial de asistencia previa con su EM por poder prever mejor la necesidad de estacionamiento.

Fontanería

El agua a presión y los desagües de los stands de la exposición serán proporcionados por el Contratista eléctrico oficial la exposición.

Zonas comunes y vestíbulos

Los vestíbulos, salas de espera, pasarela y establecimientos de alimentos se consideran zonas comunes y no se encuentran bajo el control del Arrendatario. Todas las actividades que utilicen zonas comunes, como el registro, exposiciones o exhibiciones especiales, publicidad temporal, etc., deben constar en el plano de planta presentado con sesenta (60) días de antelación para ser aprobado por el MBCC y el Jefe de bomberos. Tenga en cuenta que se debe mantener el acceso sin obstrucciones a otros eventos paralelos, así como a todos los restaurantes, cafeterías, salones, instalaciones de alimentos permanentes, baños, teléfonos, elevadores para el acceso de personas con discapacidades y a todas las puertas de salida y de entrada.

No está permitido poner mostradores de servicio ni estaciones de trabajo en las zonas comunes. Los vehículos motorizados, carretillas, carros de gasolina o eléctricos, etc., no pueden ser operados en vestíbulos, salas de espera ni zonas enmoquetadas o de terrazo del MBCC. La cinta americana y la cinta adhesiva de doble cara no se pueden utilizar en suelos enmoquetados o de terrazo. Además, la instalación de alfombras de pasillo, alfombras para la exposición u otros revestimientos de suelo temporales sobre la moqueta permanente deberá ser aprobada por adelantado.

Aparejos

Todos los aparejos que se vayan a usar en el MBCC tienen que ser aprobados por la administración del MBCC y deben cumplir con los estándares de la industria. Debe enviar al Administrador de eventos al menos 30 días antes de su instalación una solicitud por escrito indicando todos los colgantes o sujeciones que se van a instalar (incluyendo entre otros cuadros, pesos, puntos de anclaje, motosierras, etc.).

Impuesto sobre ventas/Exención de impuestos

El impuesto sobre ventas y uso del Estado de la Florida se aplica al alquiler de naves industriales y a algunos otros servicios adicionales relacionados con la ocupación del Arrendatario en el momento de la liquidación final. Este impuesto es en la actualidad del 7%.

Contratistas de seguridad/Seguridad del MBCC

Deberá enviar al EM una programación de seguridad y el plano detallado de los stands treinta (30) días antes del comienzo del evento. Es siempre recomendable mantener una reunión con el Administrador de eventos, el Administrador de seguridad del MBCC y el subcontratista de seguridad para garantizar la seguridad de los asistentes y de la propiedad. Si el MBCC determina que la seguridad prevista es insuficiente, podrá requerir el aumento de las coberturas a expensas del Arrendatario. Se requerirá que el Subcontratista de seguridad presente el Plan de operaciones del contratista de seguridad al Administrador de eventos antes del evento.

Liquidación

Durante la instalación y antes de iniciar la exposición, el Arrendatario está obligado a entregar al EM un plano de planta definitivo de los stands de la exposición, lista de expositores y el total de pies cuadrados que se utilizarán en el evento.

Otros servicios solicitados por el Arrendatario, como aire acondicionado, retirada de residuos, mano de obra, etc., tendrán que tener una Orden de Trabajo del Evento. En la orden de trabajo del evento se indicarán los servicios requeridos, el precio y la autorización del Arrendatario o representante designado.

El plano de planta, las órdenes de trabajo del evento y los recibos y gastos totales de la taquilla se incluirán en la liquidación final.

Shuttles o Autobuses lanzadera

El uso del servicio de shuttle o autobuses lanzadera es muy habitual en muchos eventos de hoteles o zonas alejadas del MBCC. La calle Convention Center Drive, en frente de los vestíbulos C/D, cuenta con un carril adicional para que los autobuses puedan dejar y recoger pasajeros. Todas las zonas de bajada de pasajeros tienen rampas en las aceras para una mejor accesibilidad. Existe una ordenanza municipal que prohíbe a los autobuses esperar con el motor en marcha en la parte del MBCC que da a Washington Avenue. Cuando el autobús no esté dejando o recogiendo pasajeros, el motor debe estar apagado. Si los asistentes necesitan un servicio de asistencia especial o para personas con discapacidades, póngase en contacto con su proveedor de servicios de transporte.

Cartelería y decoración

Animamos a los Arrendatarios y contratistas de servicios generales que contacten con el MBCC tan pronto como sea posible para determinar la viabilidad, la responsabilidad laboral y los costos asociados con la colocación de carteles y banners. El Centro prohíbe la colocación de carteles en los cristales de sus instalaciones, paredes, puertas, techos o superestructuras, ni por dentro ni por fuera. No está permitido taladrar agujeros ni perforar ninguna superficie del edificio. El EM puede ayudarle a buscar la ubicación apropiada de toda la cartelería.

La cartelería de los patrocinadores se puede colocar en los vestíbulos y otras áreas públicas a un costo de $500.00 por patrocinador. No se cobrará ningún suplemento por la cartelería de patrocinadores que se coloque en la sala de exposiciones o espacio de reuniones arrendados.

Política sobre fumar y vapear

Tanto fumar como vapear está prohibido en las instalaciones. Las personas que deseen fumar pueden encontrar ceniceros en zonas designadas del exterior bajo las marquesinas de todas las entradas.

Telecomunicaciones

Smart City es el contratista exclusivo en las instalaciones para todas las conexiones a Internet, teléfono y telecomunicaciones. Esta empresa puede proporcionar una gama completa de servicios de telecomunicaciones para usted y sus expositores.

Smart City tendrá un mostrador de servicio de atención al cliente durante la mayoría de los eventos donde los expositores podrán recoger teléfonos, realizar nuevos pedidos, recibir asistencia de marcación, etc. Los teléfonos de administración del evento se instalarán según su conveniencia.

Permiso para carpas

El Código de Construcción del Sur de la Florida es la autoridad responsable de la construcción y el uso de todas las carpas. De conformidad con el artículo 43 del S.F.B.C., se requerirá un permiso de construcción emitido por el Departamento de Construcciones de la Ciudad de Miami Beach para la construcción y/u ocupación de las carpas. Las carpas serán construidas por un contratista, con licencia del Estado de la Florida o del Condado de Dade, y que trabaje dentro del ámbito de su licencia.

Control del tráfico

Los agentes de policía fuera de servicio de Miami Beach deberán ayudarle con el control del tráfico de autobuses y automóviles en el MBCC. Se requiere un mínimo de dos (2) agentes para los grupos que utilicen el servicio de shuttle o autobuses lanzadera, o en el caso de que asistan al evento un elevado volumen de asistentes, expositores o patrocinadores. Serán necesarios más agentes cuando se utilicen más de 30 autobuses o cuando el semáforo de las calles 17 y Convention Center Drive necesite ser operado manualmente. Los agentes de policía se encargarán del tráfico de autobuses y peatones, según sea necesario. El Arrendatario es responsable de todos los gastos que se produzcan. El EM puede estimar las necesidades de personal y gastos relacionados que se produzcan en función del tráfico esperado.

Antes del comienzo de los trabajos de montaje, el Departamento de Policía deberá recibir los honorarios correspondientes a todo el personal de policía fuera de servicio que trabaje en el MBCC.

Definiciones sindicales

Florida es un estado que se rige por las leyes del derecho a trabajar. No obstante, el Centro de Convenciones de Miami Beach tiene acuerdos sindicales con la Alianza Internacional de Empleados de los Escenarios Teatrales y Operadores de Maquinaria de Cine (International Alliance of Theatrical Stage Employees and Motion Picture Machine Operators, IATSE Locales 500 y 600), y con la Hermandad Internacional de Trabajadores Eléctricos (International Brotherhood of Electrical Workers, IBEW). Todos los trabajos de equipamiento escénico, producción o audiovisuales deben ser realizados por mano de obra sindicada de conformidad con estos acuerdos. Por favor, póngase en contacto con su EM asignado para obtener información adicional sobre el convenio colectivo vigente.

Servicio de agua

Se proporciona servicio de agua gratuita solamente para mesas principales y podios. Todo otro servicio de agua debe ser solicitado a través del servicio de catering Por favor, póngase en contacto con su Administrador de eventos para obtener una mayor clarificación.